Tanti, troppi documenti, flussi autorizzativi e applicazioni, spesso privi di correlazione tra di loro, richiedono alle aziende ogni giorno interventi umani per la gestione operativa. È possibile eliminare questa confusione sfruttando le informazioni contenute nei dati testuali, di solito gestiti manualmente, per automatizzare i processi. Le tecnologie di intelligenza artificiale hanno reso infatti possibile l’automatizzazione di molti processi di business, tra cui la gestione dei documenti.
Esistono applicazioni sofisticate in grado di estrarre informazioni da documenti non strutturati come PDF, file Word, e-mail e molto altro ancora. Applicazioni che utilizzano algoritmi di Machine learning e NLP (Natural Language Processing) per analizzare i documenti, identificarne i dati rilevanti e trasformarli in informazioni utilizzabili.
Grazie a queste applicazioni, le imprese possono automatizzare molti processi che altrimenti richiederebbero molte ore di lavoro manuale. Ad esempio, l’estrazione di dati da fatture, contratti o ordini di acquisto può essere automatizzata, risparmiando tempo prezioso e migliorando l’efficienza dei processi di business.
Tre passi per rendere efficace la digitalizzazione
Stefal è una azienda attiva nell’ambito del cablaggio elettrico e dell’assemblaggio elettromeccanico per diversi settori di mercato tra cui: apparecchiature professionali per la ristorazione, veicoli industriali, impianti di sollevamento, elettronica di potenza e automazione.
Una realtà in costante crescita, all’interno di un settore in continua evoluzione, che necessita di una digitalizzazione completa e corale. Una digitalizzazione che in Stefal è stata realizzata in tre step:
- un percorso di digitalizzazione pervasiva che dalla copertura di tutte le aree strategiche dei processi con applicazioni dedicate, sia in termini di back-office sia di operation, evolvesse centralizzando le informazioni;
- la datificazione, che trasforma i dati in conoscenza per migliorare i processi;
- infine, l’intelligenza artificiale come strumento per approfondire ulteriormente il patrimonio informativo disponibile.
Le soluzioni adottate
Con l’applicazione HyperDoc di Var Group Data Science, dedicata alla generazione di valore a partire da documenti non strutturati, è aumentata l’integrazione e la collaborazione tra diversi sistemi gestionali e processi sottostanti in Stefal. Uno strato di tecnologia preconfigurato è stato integrato con motori di estrazione linguistica nella principale applicazione utilizzata per l’orchestrazione dei processi, QualiWare di Analysis.
QualiWare è una soluzione software completa per la gestione di tutte le fasi del percorso di qualità aziendale, che consente di ottimizzare l’organizzazione dei flussi informativi attraverso l’automatizzazione dei processi. Al suo interno, è stato integrato HyperDoc, un’interfaccia altamente performante che fornisce risposte immediate alle richieste di ricerca dell’utente. Questa interfaccia è in grado di classificare i documenti per categoria o contenuto e di estrarne le informazioni utili al processo di qualità, tra cui certificazioni, procedure, istruzioni, piani e registrazioni.
Spesso, infatti, per integrare i documenti con altre informazioni, è necessario individuare codici o espressioni celati all’interno dei testi.
HyperDoc ‘instilla’, quindi, una componente di automazione su processi già attivi (sistemi gestionali e operazionali esistenti), in maniera leggera e collaborativa. Ottimizza ma non si sostituisce ai DB documentali presenti in Stefal.
HyperDoc integra inoltre l’estrazione non linguistica, attraverso un riconoscimento ‘geografico’ del contenuto localizzato in un certo punto del testo (modulistica semi-strutturata con tabelle o etichette).
A questo si aggiunge il cosiddetto aspetto morfologico (riconoscimento dei codici prodotto specifici di un certo business, che addestriamo il modello a riconoscere ed estrarre).
Ma c’è anche una componente di ricerca attiva: attraverso HyperDoc è possibile rinvenire certi elementi o knowledge base, in base a domande già poste.
Questa è proprio la modalità di estrazione ed emersione di conoscenza con cui abbiamo imparato.
Uno strumento che ci ha abituato a conversare in maniera molto più diretta rispetto ai motori di ricerca tradizionali… che ci stupisce con le sue risposte e, in alcuni ambiti lavorativi, ci dà un supporto molto concreto per facilitare tantissimi task.
Grazie alla sua capacità di riconoscere la tipologia di documento, identificare la fonte di riferimento ed estrarre le informazioni pertinenti, HyperDoc ha assicurato a Stefal un’accuratezza del 97%, consentendo di archiviare e cercare i documenti in modo più efficiente ed economico, lungo tutto il processo di qualità. Grazie alle tecnologie integrate in Stefal, è possibile leggere e interpretare i documenti, disambiguare i termini, i concetti e il lessico specifico.
I risultati ottenuti e il futuro dell’AI in Stefal
Dopo aver scalato l’introduzione dell’Hyperintelligence, migliorando continuamente i processi e automatizzandoli grazie all’intelligenza artificiale, Stefal ha compreso che il successo di un percorso strutturato dipende dal commitment del top management nel lanciare iniziative su larga scala e massimizzarne i benefici. La vera chiave del successo è scegliere il giusto partner per intraprendere progetti che possano raggiungere risultati che in questo caso hanno superato le aspettative:
- precisione del 97% nell’estrazione di informazione dai documenti
- migliore fruizione della conoscenza aziendale, accesso alle informazioni semplice e immediato
- reperimento delle informazioni molto più veloce e facile e quindi abbattimento dei costi.
