Oggi il software domina la vita lavorativa quotidiana di molte persone. Che sia per la comunicazione interna o esterna, per la gestione dei progetti, per le vendite o per il marketing, alla ricerca di una maggiore ottimizzazione dei processi, di un aumento dell’efficienza e di una crescita più forte, le aziende hanno costruito stack tecnologici sempre più grandi, più complessi e, in ultima analisi, più costosi.
Viene dunque da chiedersi “quanti di noi hanno usato app o applicazioni nel lavoro quotidiano che non fanno parte del kit di strumenti ‘ufficiali’ del nostro datore di lavoro?”. A questo punto, è probabile che un numero relativamente elevato di mani si alzi in aria. E se le mani restano abbassate, probabilmente è perché molti dipendenti non vogliono necessariamente ammettere pubblicamente di utilizzare strumenti al di fuori dello stack tecnologico.
Infatti, nonostante le ingenti somme che le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori investono nei loro framework software sempre più completi e sofisticati, nella maggior parte delle aziende si sono formate strutture parallele, in misura maggiore o minore: la cosiddetta shadow IT.
Shadow IT, le applicazioni scelte dai lavoratori
In parole povere, la shadow IT descrive gli strumenti digitali che singoli dipendenti o addirittura interi team utilizzano di propria iniziativa. Non fanno quindi parte dell’effettivo stack tecnologico dell’azienda.
Ci sono molti esempi di queste applicazioni non autorizzate nella vita lavorativa di tutti i giorni. Può trattarsi del software di traduzione che un collega utilizza per tradurre rapidamente un’e-mail in inglese. Il team di vendita che preferisce utilizzare un foglio di calcolo Excel di vecchia data invece di un complesso CRM. O l’esperto di marketing che utilizza l’ultimo assistente di scrittura AI per migliorare il testo del materiale pubblicitario.
Secondo la società di ricerche di mercato Gartner, il 41% di tutti i dipendenti ottiene, crea o modifica strumenti tecnologici al di fuori dello stack tecnologico ufficiale della propria azienda. Già nel 2017, gli analisti hanno stimato che molte aziende hanno una shadow IT pari al 30-40% della loro spesa IT. Uno sviluppo che è stato solo accelerato dal boom della digitalizzazione durante la pandemia di Covid e dall’ascesa dell’home office: ad esempio, l’uso della Shadow IT è aumentato del 59% dopo la maggiore introduzione del lavoro a distanza (CORE Research).
Shadow IT e intelligenza artificiale
E questa non è affatto la fine della storia. Il boom dell’intelligenza artificiale ha accelerato ancora una volta il ritmo dell’innovazione nel mondo del software aziendale. Rapporti positivi, casi di studio e progetti di punta sulle applicazioni di AI hanno suscitato grandi speranze per quanto riguarda gli assistenti intelligenti e i guadagni in termini di costi ed efficienza. Molti lavoratori stanno quindi prendendo in mano la situazione e integrando i primi strumenti di AI nel loro lavoro quotidiano.
Perché tanti lavoratori scelgono la shadow IT
Questo potrebbe spiegare perché le strutture di shadow IT possano esistere in molte organizzazioni, ma non perché siano, a volte, così diffuse. Perché così tanti dipendenti aggiungono strumenti non autorizzati alle strutture software esistenti? Dopo tutto, nonostante tutte le avversità macroeconomiche, le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori investono sempre di più in stack tecnologici sempre più completi e olistici, anno dopo anno.
La shadow IT è un indicatore delle condizioni in cui si trova lo stack tecnologico di un’azienda. Quanto più le persone utilizzano strumenti “non autorizzati”, quanto più le strutture di shadow IT sono estese, tanto più ciò si riflette sull’agilità di uno stack tecnologico, sulla sua capacità di innovare, sul backlog dell’innovazione e sulla (in)soddisfazione dei dipendenti.
In parte ciò è dovuto al fatto che i singoli dipendenti o i team sono generalmente più agili nell’adattamento del software rispetto a intere aziende con processi consolidati, strutture decisionali e strategie coordinate di innovazione e acquisto di software. I singoli e i piccoli gruppi possono, per dirla in modo colloquiale, “farlo e basta”.
Ad esempio, un early adopter della forza lavoro viene a conoscenza di un nuovo strumento, scopre il potenziale impatto positivo sul proprio lavoro quotidiano e trasmette questa esperienza ai colleghi. Le soluzioni plug-and-play o freemium con basse barriere all’uso, come gli strumenti di traduzione o di gestione dei progetti, si diffondono rapidamente tra i dipendenti. Questo è in netto contrasto con l’azienda vera e propria, che spesso deve passare attraverso fasi più o meno lunghe di selezione, test e rollout per l’acquisto di un nuovo software. Il percorso verso la forza lavoro è quindi molto più lungo.
Innovazione e soddisfazione: perché i dipendenti si rivolgono alla shadow IT
Ma perché molti dipendenti sono tentati di ricorrere a strumenti propri invece di utilizzare quelli ufficialmente approvati? Le strutture di shadow IT menzionate dimostrano una certa mancanza di innovazione. Se la modernizzazione del software interno di un’organizzazione non riesce a stare al passo con gli ultimi sviluppi del mercato, ciò ostacola la produttività, l’efficienza e la crescita. Per stare al passo con la concorrenza – o anche solo per migliorare la propria vita lavorativa e la produttività – si rivolgono a questi strumenti che aiutano a colmare il divario.
Un’altra ragione dell’eccesso di strutture di shadow IT può non essere “solo” la mancanza di innovazione. Può anche essere causata da una generale insoddisfazione per gli strumenti forniti. Ciò accade, ad esempio, quando gli strumenti non corrispondono alle esigenze dei dipendenti.
In effetti, le indagini hanno dimostrato una correlazione diretta tra la (in)soddisfazione dei dipendenti nei confronti dell’offerta software di un’organizzazione e l’aumento della shadow IT.
Secondo un report della piattaforma HR Beezy, quasi due terzi (61%) di tutti i dipendenti non sono realmente soddisfatti delle soluzioni software a loro disposizione. Di conseguenza, il 40% di questi dipendenti si rivolge a strumenti “non autorizzati”.
Con la shadow IT i dipendenti sono più produttivi
Le strutture IT che esistono accanto allo stack tecnologico sono quindi quasi una sorta di cenno da parte della forza lavoro. La maggior parte dei dipendenti vuole rendere più efficace e produttivo il proprio lavoro quotidiano con l’aiuto di strumenti non approvati. Anche molti esperti IT condividono questa opinione.
In un sondaggio condotto dalla società di software LeanIX, il 97% dei professionisti IT intervistati ha sottolineato che i dipendenti sono più produttivi quando possono utilizzare le app e le soluzioni software che preferiscono. Questo comportamento è quindi inizialmente nell’interesse dell’azienda; dopo tutto, i dipendenti che pensano con la propria testa e sono orientati alle soluzioni sono i benvenuti.
I rischi della shadow IT
Allo stesso tempo, però, è anche vero che le grandi strutture di shadow IT non sono uno stato costantemente auspicabile. La loro esistenza fornisce informazioni sulle lacune nell’innovazione e sulla (in)soddisfazione dei dipendenti e può rappresentare un rischio per le aziende.
Prima o poi, infatti, possono causare danni finanziari, in quanto le costose strutture software esistenti non vengono utilizzate al massimo della loro efficienza perché si ricorre a strumenti alternativi.
Inoltre, la shadow IT disorganizzata ha un impatto sull’efficienza operativa di un’organizzazione. Dopo tutto, questi strumenti vengono utilizzati in base alle preferenze personali dei singoli dipendenti o di gruppi più o meno grandi. Tuttavia, queste preferenze non sono sempre congruenti con le esigenze dell’azienda nel suo complesso. Le strutture informatiche ombra interrompono i flussi di lavoro e le catene di processi consolidati, poiché non sempre possono essere integrate senza problemi.
I flussi di dati all’interno dei singoli team, tra i reparti, all’interno dell’azienda e talvolta anche tra l’organizzazione e i suoi clienti vengono interrotti; si creano dei silos in cui i dati sono raccolti in stack di software più piccoli e individuali, ma non sono facilmente accessibili da altri partecipanti. Ne conseguono processi inefficienti e soggetti a errori, mancanza di collaborazione e comunicazione interrotta.
Un punto oscuro nell’architettura della sicurezza informatica?
Gli strumenti non autorizzati sono anche potenziali porte d’accesso per problemi di sicurezza. Infatti, se uno strumento esiste al di fuori delle strutture stabilite, e quindi anche dell’architettura di sicurezza informatica di un’azienda, può diventare un punto dolente.
Lo stesso vale per le potenziali violazioni della protezione dei dati e della conformità. Dopo tutto, i team IT delle grandi aziende verificano i nuovi strumenti per quanto riguarda la gestione dei dati o la compatibilità con le linee guida di conformità. Linee guida alle quali le app non autorizzate non sempre si adattano. Ad esempio, molti fornitori di software conservano i dati aggiunti al loro strumento sui propri server o possono addirittura esternalizzarli a terzi.
E alcune aziende di AI utilizzano i dati dei propri clienti per addestrare l’algoritmo. Inoltre, fa differenza anche il fatto che la società di software abbia sede nell’UE o negli Usa, ad esempio. Questo perché le aziende statunitensi hanno spesso standard diversi rispetto alle loro controparti europee in materia di protezione ed elaborazione dei dati. Quindi, una persona che gestisce dati (riservati) dovrebbe metterli nelle mani di un fornitore di software al di fuori del proprio cosmo aziendale, utilizzando uno strumento non autorizzato, senza che questo flusso di dati sia stato controllato internamente? Gli esperti di conformità tendono a dire di no.
Come si affrontano le strutture di shadow IT?
I decision maker devono quindi affrontare attivamente il problema della shadow IT, ma non devono seguire un percorso eccessivamente restrittivo. Dopo tutto, le strutture parallele sono sintomi, non cause. Rivelano lacune nell’innovazione, illustrano la soddisfazione del personale nei confronti dello stack tecnologico e descrivono il potenziale di ottimizzazione.
I decision maker devono piuttosto esaminare se, come e quale shadow IT possa essere integrata nello stack tecnologico ufficiale in modo proficuo (per il personale e per l’organizzazione) e tenendo conto dei processi esistenti, delle linee guida sulla protezione dei dati e sulla sicurezza, nonché dei budget IT.
Un’indagine condotta dalla società di consulenza Quandary è giunta a una conclusione simile: oltre tre quarti (77%) dei mille esperti IT intervistati vedono un grande valore aggiunto nel trasferimento proficuo degli strumenti di shadow IT nello stack tecnologico esistente.
La shadow IT aumenta l’agilità e il potenziale di innovazione dello stack tecnologico
In definitiva, adottando strumenti di shadow IT, le aziende aumentano la propria agilità e il potenziale di innovazione del proprio stack tecnologico interno. La shadow IT non è solo un indicatore delle lacune del quadro software, ma anche, in una certa misura, un laboratorio di prova iniziale. Dopo tutto, sono già parzialmente integrate nel lavoro quotidiano di alcuni dipendenti, rendendo più facile determinare l’efficacia e il potenziale delle soluzioni corrispondenti. Come un setaccio, filtrano i potenziali strumenti informatici, anche se non pianificati, nelle condizioni reali della vita lavorativa quotidiana. Soprattutto nei nuovi segmenti di software in cui molte aziende non hanno ancora acquisito molta esperienza, come l’intelligenza artificiale, questi valori empirici possono aiutare e accelerare le fasi di pianificazione e implementazione.
Inoltre, gli strumenti di shadow IT istituzionalizzati offrono tassi di accettazione più elevati all’interno della forza lavoro, e quindi un utilizzo più efficace. Ciò significa che i dipendenti hanno un maggiore interesse intrinseco nel loro utilizzo. Se i responsabili delle decisioni traggono le giuste conclusioni dalla shadow IT in linea con la forza lavoro e lo affrontano rapidamente, diventa meno un punto oscuro nella vita lavorativa quotidiana e più un raggio di speranza. È più probabile che allineino lo stack tecnologico alle esigenze dei dipendenti, aumentino il ritorno sull’investimento dagli acquisti di software e l’efficienza operativa grazie a tassi di utilizzo migliori e mantengano il parco software agile e innovativo.
