Il payroll non si limita più all’elaborazione dei pagamenti: oggi, rappresenta una fonte estensiva di dati che permette alle risorse umane, al finance e alle operations di prendere decisioni informate. I dati relativi al payroll possono fare emergere le disparità retributive, aiutando le risorse umane a creare strutture più eque e trasparenti. Inoltre, possono tracciare i trend della forza lavoro, migliorare l’allocazione delle risorse e aumentare la compliance. Se supportato dall’intelligenza artificiale e dall’automazione, il payroll può offrire insight trasversali, trasformandosi dalla tradizionale funzione di back-office in un fattore chiave per l’azienda.
Tuttavia, il report curato da Strada (azienda abilitata dalla tecnologia e alimentata dalle persone, impegnata a fornire alle società di tutto il mondo soluzioni all’avanguardia per la gestione delle paghe, del capitale umano e finanziaria), Bridging the Gap: massimizza il potenziale del payroll, mostra che solo il 50% delle aziende ha implementato pienamente questi strumenti, evidenziando un divario importante tra ambizione e azione.
Come possono quindi le aziende sfruttare al massimo i vantaggi del payroll e che ruolo hanno le persone in questa trasformazione?
Indice degli argomenti:
Come sbloccare il potenziale del payroll
Nonostante l’ascesa dell’intelligenza artificiale e dell’automazione, le persone rimangono la chiave per un’efficace gestione del payroll. Se da un lato l’AI può evidenziare le discrepanze, sono i professionisti qualificati a decidere come risolverle. Allo stesso modo, l’automazione può semplificare la compilazione delle dichiarazioni fiscali, ma le persone assicurano che le modifiche normative siano comprese e attuate correttamente.
È essenziale formare i team del payroll a integrare l’AI nei processi decisionali: è la combinazione di personale qualificato e tecnologia avanzata a sbloccare il vero potenziale del payroll.
Il crescente utilizzo dell’intelligenza artificiale
L’AI in ambito payroll va ben oltre la semplice automazione. Quando è presente una forte integrazione tra i sistemi, è in grado di fornire gli insight per supportare le risorse umane nelle decisioni aziendali.
Analizzando i trend basati sui dati, l’intelligenza artificiale supporta i team che si occupano di payroll a individuare gli errori, a stimare i costi e a indirizzare le risorse umane e il finance nel processo di assunzione, nella definizione del budget e nella pianificazione della forza lavoro. Ad esempio, mettendo in relazione i dati relativi al coinvolgimento, alle performance e all’assenteismo si possono identificare i ruoli ad alto rischio, consentendo alle aziende di trattenere i talenti chiave e di ridurre i costi di assunzione.
La gestione del modello delle retribuzioni guidata dall’AI supporta anche l’equità retributiva, confrontando gli stipendi con gli standard di mercato ed evidenziando i divari salariali. Può anche combinare i dati retributivi con le informazioni sui benefit per consigliare pacchetti personalizzati che aumentino la soddisfazione dei dipendenti, migliorino la pianificazione finanziaria e orientino le spese a favore del benessere.
Inoltre, l’intelligenza artificiale rafforza la compliance incrociando i dati sulle retribuzioni con gli aggiornamenti normativi, riducendo il rischio di sanzioni e mantenendo le aziende al passo con l’evoluzione dei requisiti.
Aumentare l’efficienza e minimizzare gli errori con l’automazione
Mentre l’intelligenza artificiale fornisce insight, l’automazione consente di far funzionare il payroll in modo efficiente. L’automazione di attività importanti come il calcolo delle tasse, il resoconto normativo e l’inserimento dei dati riduce l’errore umano e il tempo speso per le correzioni manuali.
Il Company Payroll Complexity Report del 2024 realizzato da Strada ha rilevato che quasi la metà (47%) dei processi retributivi è ancora gestita manualmente, con conseguenti errori e dispendiosi pagamenti fuori ciclo. Automatizzando queste attività, le aziende possono risparmiare tempo, ridurre i costi e migliorare la compliance. Un altro grande vantaggio è la scalabilità: infatti, con l’espansione delle aziende in nuovi mercati, la complessità del payroll aumenta. I sistemi automatizzati sono in grado di offrire un enorme supporto, gestendo grandi volumi di dati, adattandosi alle nuove normative e gestendo il payroll a livello globale senza rinunciare all’accuratezza.
Integrazione: l’anello mancante
Nonostante i vantaggi dell’intelligenza artificiale e dell’automazione, stando al report Strategic Ascent of Global Payroll (SAGP) di Workday, solo la metà delle aziende ha completato l’implementazione.
Un ostacolo importante? La mancanza di integrazione.
Senza di essa, i team che si occupano di payroll faticano ad individuare informazioni preziose. In effetti, il 52% degli intervistati del SAGP dubita dell’affidabilità dei propri dati e l’11% dei professionisti del payroll che hanno partecipato al CPCR ha dichiarato che l’inconsistenza qualitativa dei dati è un punto dolente.
L’integrazione del payroll con altre funzioni essenziali come le risorse umane e il finance offre una visione più chiara del turnover dei dipendenti, dei trend retributivi e dei costi della forza lavoro, fornendo informazioni fondamentali per prendere decisioni migliori.
Massimizzare il potenziale del payroll
Sebbene molte aziende dispongano della tecnologia necessaria, attualmente solo il 50% utilizza metriche per misurare le prestazioni del payroll e il 36% non le misura affatto, rischiando così di perdere informazioni fondamentali e opportunità di miglioramento. Ecco quattro passaggi per gestirle al meglio:
- Valutazione e sviluppo delle competenze
Valutare le competenze del team addetto al payroll rispetto alle caratteristiche dell’AI e dell’automazione e fornire formazione laddove necessario, ad esempio nell’interpretazione dei dati e nella gestione dei flussi di lavoro automatizzati. Un piano mirato consente di lavorare con sicurezza ed efficienza con la tecnologia.
- Ottimizzazione dell’AI e dei modelli
Per fare sì che l’intelligenza artificiale e l’automazione siano in grado di offrire risultati di grande impatto, è necessario perfezionare regolarmente i modelli e i processi. L’adattamento dei modelli di analisi predittiva e di retribuzione ai nuovi trend della forza lavoro, alle priorità aziendali e ai fattori esterni, garantisce il supporto agli obiettivi aziendali in continua evoluzione.
- Controlli sulla qualità del sistema e dei dati
Monitorare costantemente la qualità dei dati e l’integrazione dei sistemi per assicurarsi che le informazioni siano accurate e utilizzabili. Le verifiche regolari garantiscono l’affidabilità dei dati e aumentano la fiducia degli utenti e dell’azienda.
- Stabilire metriche e responsabilità precise
Senza metriche di performance, le aziende si muovono nell’incertezza. Occorre stabilire KPI misurabili che tengano conto dell’efficienza, dell’accuratezza e della conformità del payroll. Metriche e responsabilità chiare aiutano i team e le aziende a identificare i punti deboli per un miglioramento continuo.
Come creare un payroll efficiente grazie all’unione di tecnologia e competenze
Per sfruttare a pieno il potenziale del payroll e superare le sfide attuali, è necessario che le aziende integrino strategicamente tecnologia avanzata, come l’intelligenza artificiale e l’automazione, con competenze umane specializzate. La formazione continua dei team, l’ottimizzazione dei modelli AI, il monitoraggio della qualità dei dati e l’adozione di metriche chiare sono passi fondamentali per garantire un’operatività efficace e allineata alle esigenze aziendali.
Solo attraverso una combinazione sinergica tra persone e tecnologia sarà possibile ottenere un payroll non solo efficiente, ma anche trasparente, equo e in grado di supportare decisioni aziendali strategiche.
