La Robotic Process Automation (RPA) ha rivoluzionato gli studi dei commercialisti, velocizzando e ottimizzando i loro processi. Grazie a robot adattabili alla strumentazione già in uso, i costi sono contenuti e i tempi d’implementazione sono ridotti. Ecco, in sintesi, perché la Rpa è così innovativa e quali vantaggi offre a chi si occupa di contabilità.
Cos’è la RPA nella contabilità
Per automazione dei processi robotici (RPA) si intende l’insieme dei software robot capaci di replicare processi umani ripetitivi su larga scala. In genere vengono automatizzati processi manuali condotti su fogli di calcolo e gestionali.
Gli applicativi RPA, generati solitamente con poco codice o persino senza codice, eseguono passaggi in serie, meccanizzando attività altrimenti eseguite manualmente, con enorme dispendio di tempo. Replicano ciò che farebbe un operatore contabile umano, utilizzando l’interfaccia allo stesso modo.
Quanto il robot apprende dall’umano viene riprodotto su sistemi e fogli di calcolo preesistenti. Questo è addestrato a leggere e agire su informazioni presenti all’interno di documenti. Infatti, il software robot può selezionare campi, digitare, copiare e incollare: tutte operazioni che consentono alla macchina di eseguire attività più complesse, come inviare mail e F24, stampare registri contabili e scaricare fatture.
Perché l’automazione dei processi robotici è importante
Spesso si crede che la forza della RPA sia la sua capacità di sostituire gli esseri umani con i robot, ipotesi che mal predispone il personale di studio all’implementazione di nuove strategie tecnologiche in ufficio. Tuttavia, la potenzialità della Robotic Process Automation sta nel concedere ai collaboratori di studio la possibilità di concentrarsi sulle operazioni strategiche e sulle attività ad alto valore aggiunto. La contabilità di livello avanzato è complessa, sia che si tratti di esaminare anomalie contabili, di valutare rapporti finanziari o di preparare le imposte da versare per le società. Questo know-how e un’analisi approfonditi richiedono capacità logiche, di cui il robot non è dotato, e scelte decisionali, che il robot non può prendere. La RPA non sostituisce quindi gli umani.
La RPA rafforza la contabilità adempiendo a compiti non qualificati: agevola il perfezionamento progressivo degli esperti contabili, poiché consente loro di formarsi e migliorarsi, godendo di più tempo libero. Questo, a sua volta, favorisce un miglioramento delle capacità dei robot, a cui i commercialisti trasferiscono parte delle nuove competenze acquisite, mettendo in atto un circolo virtuoso.
Il personale qualificato, sgravato da mansioni alienanti e svilenti per le proprie abilità analitiche, può fornire servizi strategici ai clienti dello Studio, aumentando la qualità della customer care e dei servizi contabili nel loro complesso. La gratificazione del personale, data da mansioni più congrue alla propria qualifica, giova al suo benessere e, di riflesso, al buon andamento dello studio professionale. Non solo: un buon ambiente di lavoro, appagante e privo di stress, aumenta la capacità dello Studio di trattenere i propri talenti, il cui know-how costituisce parte del capitale sociale dell’impresa.
La RPA esprime quindi il massimo del suo potenziale quando impiegata per eseguire attività discrete, semplici e ad alto volume, come la contabilizzazione delle fatture, l’invio di dichiarazioni fiscali o la predisposizione di comunicazioni telematiche (es. LIPE).
Vantaggi della RPA in contabilità
Tra i principali benefici che la RPA garantisce spiccano:
- Uniformità di procedure e sistemi
Per utilizzare il potenziale della RPA è necessario essere dotati di procedure e sistemi unificati, dove sono state eliminate carenze e colli di bottiglia dai processi di lavoro.
Nei casi in cui questo non è stato fatto, spesso è il fornitore del servizio d’implementazione della RPA a supportare il commercialista nell’analisi preliminare dei processi, indagando il flusso di lavoro in ogni suo passaggio.
Preparare il terreno per l’introduzione di robot di studio apporta già un significativo miglioramento dei processi di lavoro nel loro insieme. - Riduzione dei costi e aumento dell’efficienza
Grazie alla RPA possono essere elaborati grandi volumi di dati in una frazione del tempo, con la garanzia di precisione e rispetto delle scadenze. Accorciare i tempi di evasione degli adempimenti si traduce in maggior tempo a disposizione del commercialista e dei suoi collaboratori per offrire servizi di qualità e personalizzati ai clienti dello Studio. - Pianificazione e previsione finanziaria
Delegandone buona parte delle mansioni ai robot, aumentano le capacità dell’ufficio nella gestione di considerevoli carichi di lavoro, evitando nuove assunzioni e investimenti economici in tal senso.
Grazie a strumenti sicuri come i software robot si possono evitare errori nelle procedure e, di conseguenza, scongiurare impatti finanziari negativi, come sanzioni e azioni legali a seguito di rendicontazioni imprecise.
Pianificare i propri investimenti, senza uscite impreviste e senza ulteriori costi di personale, consente di programmare con accuratezza dove allocare i capitali disponibili e con quali tempistiche disporne. In questo senso l’implementazione della RPA è da intendersi non solo come l’adozione sagace di innovazioni tecnologiche vantaggiose, ma anche come la progettazione strategica di tempo e risorse del proprio studio contabile.
Conclusioni
La Robotic Process Automation incentiva e regge la coerenza nell’esecuzione della pratica contabile, il che si concretizza in un minor numero di errori di processo da affrontare. Inoltre, i sistemi RPA ben progettati rendono semplice apportare modifiche ai processi e al modo in cui vengono eseguiti.
L’impatto della RPA negli studi contabili è ormai manifesto, meglio sfruttare le opportunità che offre, piuttosto che restare a guardare l’evoluzione avvantaggiare i propri competitor.
