Solo pochi anni fa nessuno, o per lo meno pochissimi, sapeva cosa fosse la Robotic Process Automation (RPA) mentre oggi se ne sente parlare moltissimo. Ma quali sono le aziende che davvero hanno familiarità con queste nuove tecnologie?
Per cercare dunque di fare un po’ di chiarezza, Software AG ha commissionato a MWD Advisor un documento di analisi attraverso il quale spiegare ai business leader e ai responsabili IT cos’è davvero l’RPA e che tipo di potenzialità ci sono per le aziende.
Cos’è la Robotic Process Automation (RPA)
La Robotic Process Automation, denominata RPA, significa automazione robotica dei processi e si riferisce a tutte le applicazioni dell’ambito dei “software robot” che sollevano l’essere umano da task manuali e incombenze legate ad attività ripetitive.
Stando alla definizione di IrpaAI (Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence), la Robotic Process Automation afferisce a tutte le tecnologie, prodotti e processi coinvolti nell’automazione dei processi lavorativi e utilizza software “intelligenti” (i cosiddetti “software robot” appunto) che possono eseguire in modo automatico attività ripetitive imitando il comportamento degli operatori e interagendo con gli applicativi informatici esattamente come fanno gli esseri umani.
Ciò che fa l’RPA è dunque sostituirsi all’uomo ma su task che solitamente hanno scarso valore aggiunto sia dal punto di vista delle singole competenze delle persone sia dal punto di vista del business. “Liberare” le persone da task manuali ripetitivi è dunque il primo grande obiettivo di un RPA.
Obiettivo che però già in passato si è raggiunto lavorando sull’automazione dei processi. Cosa cambia ora con l’RPA? In passato l’automazione dei workflow si basava su sorgenti di dati strutturati e sull’integrazione dei sistemi tramite API – Application Programming Interface o linguaggi di scripting ad hoc.
La Robotic Process Automation consente di fare un enorme balzo in avanti a livello di automazione non solo perché è in grado di gestire anche dati non strutturati (documenti scannerizzati, immagini, video, testi di e-mail, ecc.) ma anche perché sfrutta alcune tecnologie tipiche dell’intelligenza artificiale per imparare e adeguarsi in modo adattivo ai cambiamenti dell’ambiente operativo all’interno del quale vengono inseriti.
Da un punto di vista tecnico, l’RPA “osserva” l’operatore nella GUI – Graphical User Interface mentre svolge determinati task e impara dunque a ripetere poi questi task in autonomia.
Ecco perché gli analisti sottolineano molto spesso l’importanza di considerare la Robotic Process Automation non solo come mera tecnologia di automazione ma come una vera e propria “practice” di Business Technology che abbraccia l’intero ciclo di vita di un progetto/processo:
1) scoperta e perfezionamento dei casi d’uso per l’automazione nel contesto dei processi aziendali;
2) progettazione e test dei comportamenti dei “robot“;
3) distribuzione e gestione di quei software robot;
4) gestione delle modifiche alla configurazione e alle assegnazioni delle attività nel tempo.
Come funziona la Robotic Process Automation
Non tutti i sistemi e le tecnologie di RPA sono uguali. Oggi si possono distinguere in particolare due tecnologie di UI-Automation che fanno riferimento a come viene implementata e sfruttata la Robotic Process Automation:
– attended RPA (ossia Robotic Process Automation presidiata);
– unattended RPA (ossia Robotic Process Automation non presidiata).
Robotic Process Automation presidiata
Nell’RPA presidiata i robot che automatizzano le interazioni con le applicazioni desktop degli utenti vengono eseguite all’interno di ciascun ambiente desktop dell’utente stesso, lavorando “fianco a fianco” con ciascun utente.
Il principale vantaggio di un’esecuzione RPA presidiata è che l’utente ha il controllo e la facoltà di poter decidere quando utilizzare l’automazione, essere quindi in grado di vedere quando le automazioni traggono beneficio da modifiche o miglioramenti e intervenire in caso di problemi.
Robotic Process Automation non presidiata
Nell’RPA non presidiata i robot lavorano su un server separato o una macchina virtuale (o più di una), automatizzando le interazioni con le applicazioni da “dietro le scene”, svolgendo quindi il loro compito se e quando “innescati” da altri sistemi software.
Il principale vantaggio di una esecuzione automatica, quindi una Robotic Process Automation non presidiata, è il fatto di rimuovere completamente alcune attività dalle preoccupazioni degli utenti, snellendo significativamente il loro lavoro e i processi aziendali a cui partecipano. L’operazione centralizzata rende anche il monitoraggio e i dati di controllo più facili da raccogliere e gestire.
Alcuni vendor di tecnologia, come Software AG, sono in grado di supportare entrambe le tipologie tecnologiche, sia separatamente sia in combinazione tra loro e contano già diversi casi di applicazione presso i clienti.
Perché un’azienda dovrebbe prendere in considerazione la RPA
Volendo estremizzare un po’, i sistemi software automatici (compresi quelli abilitati da RPA) non hanno bisogno di riposare, possono funzionare 24 ore su 24, 7 giorni alla settimana e non perdere la concentrazione.
Si tratta di considerazioni un po’ provocatorie, ma guardando in modo specifico ai risultati di un progetto RPA, secondo quanto riporta il paper commissionato da Software AG, si possono raggiungere riduzioni del 60-70% dei costi di manodopera nei processi aziendali con tassi di errore dei task e dei processi inferiori allo 0,5% quando questi vengono gestiti e automatizzati da un sistema RPA ben progettato e implementato.
Quali sono i vantaggi della RPA
Se volessimo però riassumere le ragioni che spingono oggi le aziende ad avvicinarsi alla Robotic Process Automation, potremmo riassumerle in quattro punti:
1) la tecnologia RPA offre agenti software autonomi che raccolgono e aggiornano le informazioni contenute in altre applicazioni di business automatizzando le azioni verso le interfacce utente esistenti. Si tratta quindi di soluzioni non invasive che non richiedono la creazione di API – Application Programming Interface o di script di programmazione e integrazione particolari;
2) spesso i progetti di integrazione IT sono lunghi, molto complessi e anche costosi; un progetto di Robotic Process Automation ha il vantaggio di poter essere avviato e implementato con rapidità e con un coinvolgimento minimo dei professionisti ed esperti IT dell’azienda, proprio perché non sono richieste attività di integrazione dei sistemi;
3) i primi sostenitori dell’RPA provengono dall’interno del Business Process Outsourcing (BPO) e dai servizi finanziari, ma in realtà ci sono chiari casi di utilizzo in una più ampia diffusione di settori, tra cui vendita al dettaglio, energia, servizi pubblici, telecomunicazioni e produzione;
4) l’implementazione della Robotic Process Automation è un passo propedeutico alla realizzazione di un’analisi reale dei processi aziendali che può condurre ad una revisione degli stessi in tempi brevi con risultati misurabili. L’RPA ha infatti il pregio di potersi calare in più ampi contesti di Digital Transformation e di poter essere combinata con altre piattaforme tecnologiche come quelle di BPM – Business Process Management e Case Management, piattaforme di Decision Management oppure di Document Management e infine anche con tool specifici come quelli dedicati alla cosiddetta Document Capture.
Esempi di RPA che aiutano le aziende
Esistono vari settori in cui è possibile trovare esempi di RPA:
Finanza
Molte attività in questo ambito risultano essere ripetitive, per questo motivo l’utilizzo della RPA è perfetto. Con la RPA è possibile automatizzare, per esempio, l’elaborazione delle fatture e abbinarle agli ordini di acquisto; automatizzare il processo di corrispondenza degli ordini, contrassegnare eventuali errori e sottoporli a un’eventuale revisione.
Risorse umane
I processi di assunzione contengono numerose attività ripetitive che possono essere automatizzate attraverso la RPA. Ad esempio, un bot RPA è in grado di trovare candidati 24 ore su 24 con maggiore precisione ed esaminare curriculum. Inoltre è in grado di gestire tutte le pratiche di cui un’azienda è responsabile nel momento dell’assunzione.
Customer care
Oggi i clienti si aspettano tutto e subito, i bot RPA sono importanti per rispondere alle domande dei clienti in tempi brevi e velocizzare tutti i processi di routine, in modo da rendere il servizio di assistenza più efficiente. Le chatbot sono un ottimo esempio di RPA, aiutano il cliente a risolvere il proprio problema velocemente, risparmiando tempo e soldi all’azienda.
