Microsoft Places nasce per dare vita al lavoro flessibile. Places è un’app che, grazie all’AI, rende più facile coordinare il tempo in ufficio e connettersi con i colleghi.
La richiesta di flessibilità sul lavoro
Le persone continuano a desiderare flessibilità sul lavoro: una ricerca Microsoft mostra che quasi la metà (48%) dei dipendenti globali è propensa a chiedere al proprio manager diretto un orario o una posizione di lavoro più flessibili nel prossimo anno. Tuttavia, mantenere la connessione nel lavoro flessibile richiede impegno. Le organizzazioni che non riuniscono attivamente le persone per i momenti importanti mettono a rischio la connessione: il 43% dei dipendenti si sente disconnesso dalla propria azienda.
La tensione tra flessibilità e connessione sul lavoro non è una novità e quindi richiede una soluzione innovativa. Oltre a favorire un migliore coordinamento e connessione, Places ottimizza l’efficacia e l’impegno del luogo di lavoro. Importante sottolineare che le funzionalità di Places sono accessibili attraverso le piattaforme usate regolarmente per il coordinamento e la collaborazione, come Outlook e Microsoft Teams, così da poter gestire il coordinamento e la connessione del lavoro flessibile nel normale flusso di lavoro.
Coordinare quando venire in ufficio e dove
Programmare il tempo in ufficio con i colleghi e pianificare in anticipo per prenotare stanze e una scrivania sono sfide frequentemente citate dai team flessibili. Quando i dipendenti arrivano in ufficio, non vogliono essere accolti da un mare di scrivanie vuote: desiderano avere un contatto faccia a faccia con il loro manager e i colleghi con cui collaborano più frequentemente. Quasi la metà (49%) dei lavoratori della conoscenza globali ha avuto problemi con questa situazione nell’ultimo anno. Con Places, ci si può coordinare più facilmente tra colleghi e spazi nell’ufficio. Il piano di localizzazione di Places permette di impostare e condividere il programma di localizzazione proposto con i colleghi e di visualizzare anche i loro piani.
Aggiornare o modificare la propria posizione è sempre disponibile all’interno dell’app Places, ma è anche accessibile all’interno del normale flusso di lavoro nel Calendario Outlook. Con un clic è possibile modificare il programma e accedere alla scheda peek – che mostra i collaboratori più vicini che prevedono di venire – e consente un rapido accesso alla prenotazione degli spazi per ulteriori informazioni. C’è anche un link sulla scheda peek che vi permette di vedere tutti gli orari dei colleghi nell’app Places. Oltre a coordinare gli orari con i colleghi, si possono facilmente vedere anche le aspettative di programma del proprio manager.
Con la guida del team in Places, i manager comunicano quali giorni il loro team dovrebbe pianificare di essere in ufficio e quali sono le priorità per ogni giorno in ufficio.
Integrazione dei dati di Places in Microsoft Copilot
L’integrazione dei dati di Places in Microsoft Copilot renderà ancora più facile il coordinamento. A partire dalla seconda metà del 2024 si potrà utilizzare Copilot per capire quali giorni sono migliori per venire in ufficio. Copilot condividerà anche le ragioni per cui certi giorni sono migliori per venire, evidenziando cose come riunioni di persona, la presenza prevista del vostro manager o se la maggior parte dei vostri colleghi prevede di essere in ufficio. Si potrà chiedere a Copilot di modificare il programma basandosi su queste informazioni – cambiando la posizione lavorativa all’ufficio nei giorni consigliati e riprogrammando le riunioni di persona. Dopo aver deciso quali giorni venire, dovrete trovare gli spazi giusti per le vostre riunioni e il lavoro concentrato.
Dal software all’hardware, Microsoft offre una soluzione end-to-end per la prenotazione che fornisce un’esperienza lavorativa migliorata. Iniziando con il finder Places, accessibile in Outlook, si possono cercare stanze e scrivanie e ricevere ulteriori informazioni per guidare la decisione di prenotazione. La prenotazione end-to-end sarà ulteriormente migliorata con Copilot nella seconda metà del 2024. Basandosi sui suggerimenti di prenotazione, Copilot gestirà la prenotazione trovando e prenotando lo spazio giusto per le esigenze della vostra riunione per riunioni ricorrenti dove una stanza potrebbe non essere disponibile settimana dopo settimana.
A partire dalla seconda metà del 2024, i dati provenienti da Places permetteranno a Copilot di fornire ulteriori intelligenze per guidare gli amministratori IT e i professionisti RE&F su come gestire e adattare lo spazio, come suggerimenti su come consolidare i piani nei giorni con bassa occupazione, regolare i servizi alimentari per evitare sprechi o aggiungere più stanze di riunione per supportare nuovi modi di lavorare. Gli amministratori saranno in grado di eseguire ulteriori analisi sui dati del luogo di lavoro connesso che hanno raccolto per prendere decisioni ancora più informate o comprendere meglio i modelli e le tendenze esistenti. Le modifiche possono avere un impatto materiale sul budget operativo e sugli obiettivi di sostenibilità dell’organizzazione.
