Ogni lavoratore sa che parte dei propri compiti potrebbero facilmente essere delegati ad automatismi, lasciandogli il tempo per dedicarsi con maggiore dovizia e motivazione a compiti più delicati. Una soluzione è la Robotic Desktop Automation (RDA) che, per sua natura, è di facile implementazione, non esige costi elevati e può essere eseguita su qualsiasi sistema operativo e interfacciata a qualsivoglia applicazione, anche sviluppata all’interno dell’azienda stessa.
La questione dei compiti ripetitivi e a basso valore è spesso sottostimata – a torto – dalle imprese. Un singolo collaboratore che passa anche solo 20 minuti al giorno a svolgere mansioni che potrebbero facilmente essere automatizzate si tramutano in 1 ora e 40 minuti a settimana, ossia oltre 60 ore di lavoro per anno solare, l’equivalente di più di sette giorni lavorativi spesi in modo poco produttivo. Moltiplicando questi valori per il numero di dipendenti, si ottiene una ingente quantità di operatività buttata al vento.
Introduzione a RDA, la Robotic Desktop Automation
Software che vengono definiti robot software e che interagiscono con sistemi operativi, programmi e applicazioni in luogo dell’utente. Lo fanno in tempo reale, al verificarsi di determinate condizioni o con una periodicità stabilita. L’evoluzione di ciò che le persone non più di primissimo pelo hanno conosciuto con il nome di “macro”, ossia routine automatizzate che suppliscono all’intervento dell’utente e lo sgravano da un compito ripetitivo, noioso e demotivante.
La Robotic Desktop Automation consente, per esempio, di copiare dati da un software a un altro, di spostare file o directory da un computer a un server o viceversa, di estrarre dati, di compilare campi e tutta una serie di attività che non richiedono particolari conoscenze da parte dell’operatore umano, riducendo gli errori a zero e continuando a lavorare senza accusare la fatica.
Si interfaccia con estrema facilità a qualsiasi software, sistema operativo o dispositivo in uso all’azienda, siano questi locali o remoti e interagisce anche con applicazioni sviluppate ad hoc e pagine web.
Come funziona RDA: panoramica delle funzionalità
Partiamo dal contesto dell’utilizzo della RDA, che trova modo di essere laddove i compiti eseguiti dall’uomo sono ripetitivi e richiedono uno spettro di decisioni ristretto. In altre parole, i software di Robotic Desktop Automation interagiscono con server e workstation laddove, anche in modo reattivo, devono compiere un’azione prestabilita a fronte di un evento. Per esempio, spostare dei file contenuti in una cartella soltanto quando questa non è vuota oppure salvare un file e aprirne uno nuovo con un nome sequenziale una volta raggiunta una data dimensione in Kbyte oppure allo scoccare della mezzanotte.
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Fare uso di soluzioni RDA non richiede conoscenze di programmazione, esige soltanto che il robot venga istruito sul da farsi in modo preciso. Non è da escludere che, in contesti d’uso particolari, sia necessario l’intervento di un programmatore per intervenire sugli script generati dal software RDA e imporgli condizioni particolari di funzionamento.
Perché la RDA è importante per le aziende
L’importanza spazia in diversi ambiti. Il primo è la già citata possibilità di sollevare i collaboratori dai compiti più noiosi e destinarli ad altri più motivanti, con ricadute positive sul sentimento di appartenenza all’azienda e sulla produttività.
Inserendo l’automazione in alcuni processi, è possibile rendere più fluidi i flussi interni. Un esempio può essere l’invio automatizzato di file nel momento in cui vengono generati. Si applica, per esempio, a report contabili con cui l’amministrazione aziendale rende vigile il comparto commerciale sui clienti che hanno situazioni debitorie sensibili.
Un vantaggio di rilievo è la possibilità data dal RDA di integrare tra loro i dati di applicazioni che, almeno in partenza, non lo sono.
Remote Desktop Automation per l’automazione dei workflow aziendali
In un’azienda possono esserci più applicazioni mission-critical in dotazione ai diversi comparti e non è detto che queste siano state sviluppate per dialogare con altri software. In questi casi, anche per garantire la legacy, si rendono necessarie delle apposite interfacce che vengono create per estrarre dati che potrebbero essere convertiti al fine di renderli compatibili con altre applicazioni altrettanto importanti. Inoltre, non tutte queste applicazioni potrebbero essere ospitate all’interno dell’impresa, il caso classico è che una parte di queste sia on-premise e un’altra parte sul web o in Cloud.
L’estrapolazione e l’importazione dei dati, così come la loro trasformazione per l’integrazione tra una e l’altra soluzione software possono essere facilmente demandate al RDA.
Come personalizzare la Robotic Desktop Automation
Ogni software di RDA è completamente personalizzabile. Di norma si mostra al software cosa deve fare e questo ripete il compito assegnatogli. Il livello di personalizzazione è da considerare pressoché totale, a patto che:
- il compito sia ben definito
- le condizioni da applicare a seconda degli eventi generati devono essere predefinite (di fatto, una serie di IF /THEN)
I software RDA generano porzioni di codice che corrispondono ai comandi da inviare al sistema operativo o ad altri software o applicazioni (in locale o sul web) e, laddove siano necessarie azioni più fini o difficilmente emulabili dall’utente, uno sviluppatore può intervenire per perfezionare il set di istruzioni.
Robotic Desktop Automation e altre tecnologie di automazione dei processi
Uno degli insiemi di tecnologie più ricorrenti negli ambiti dell’automazione è la Robotic Process Automation (RPA) che, tuttavia, ha maggiori potenzialità nelle interazioni uomo-macchina e macchina-macchina, permettendo una più profonda interazione tra piattaforme e una penetrazione ben maggiore tra i flussi aziendali. Peraltro, l’implementazione di una filosofia RPA prevede che l’azienda riveda e all’occorrenza modifichi i flussi interni.
Tendenze future per la Robotic Desktop Automation: cosa aspettarsi
Sta già accadendo che le AI, anche quelle generative, si interpongano tra uomo e macchina. È il caso, per esempio di Microsoft Copilot il quale, anche se in un ambiente per il momento, mette in condizione gli utenti di automatizzare compiti anche di natura complessa semplicemente dando istruzioni vocali all’AI.
Oltre alla maggiore integrazione di modelli AI, la RDA sarà in futuro oggetto di modifiche sostanziali che la renderanno utilizzabile su una scala più ampia e probabilmente verrà erogata in modalità “as a Service”.
