Anche se rappresenta una fetta minoritaria del mercato dell’intelligenza artificiale in Italia (circa il 10% secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano), la RPA – Robotic Process Automation presenta indubbi vantaggi per le attività aziendali, come vedremo più avanti.
La RPA si rivela soprattutto una grande innovazione nell’automazione della gestione documentale. I sistemi robotici sono, infatti, in grado di compiere una serie di attività in maniera del tutto autonoma: accedere alle applicazioni, spostare file e cartelle, copiare e incollare dati, compilare moduli, gestire dati strutturati e non strutturati da documenti, solo per citarne alcune.
I documenti cartacei sono diventati oggi file XML e UBL; aggiungere alla gestione documentale la RPA significa aumentare in modo esponenziale l’efficienza dei processi, semplificando al contempo il lavoro in azienda.
RPA, in cosa consiste?
La RPA è una tecnologia che permette di automatizzare compiti ripetitivi e basati su regole, tramite l’impiego di “bot” software che emulano le azioni umane nell’interfacciarsi con sistemi digitali. In ambito documentale, ciò significa che queste soluzioni possono eseguire operazioni come la scansione di documenti, l’estrazione di dati, la classificazione di informazioni e l’archiviazione senza la necessità di intervento umano. Obiettivo principale della RPA è quello di liberare gli esseri umani dalle attività ripetitive, consentendo loro di concentrarsi su compiti di maggiore valore, che richiedono creatività e interazione umana.
I vantaggi di scegliere la RPA per l’automazione dei processi documentali
L’automazione dei processi documentali rappresenta una delle sfide più significative per le aziende che vogliono aumentare l’efficienza operativa e ridurre i costi. In questo contesto, la Robotic Process Automation emerge come una soluzione tecnologica avanzata, capace di trasformare il panorama lavorativo, soprattutto per quanto riguarda la gestione dei documenti.
Ecco alcuni dei vantaggi principali:
- Efficienza operativa: elaborare documenti a una velocità e con una precisione che superano di gran lunga quelle umane. Ciò si traduce in un aumento dell’efficienza operativa, con la possibilità di processare un volume maggiore di documenti in minor tempo.
- Riduzione degli errori: gli errori di inserimento manuale sono una delle principali fonti di inefficienza e di costi aggiuntivi per le aziende. I bot RPA li eliminano in gran parte, garantendo una maggiore accuratezza dei dati.
- Scalabilità: le soluzioni RPA possono essere facilmente scalate in base alle necessità aziendali. Se aumenta il carico di lavoro, è possibile implementare ulteriori bot con relativa facilità senza dover assumere nuovo personale.
- Risparmio sui costi: riducendo il tempo necessario per la gestione dei documenti e minimizzando gli errori, l’RPA consente un considerevole risparmio sui costi operativi. Inoltre, liberando i dipendenti da compiti ripetitivi, consente loro di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto.
- Miglioramento della conformità: garantisce che i processi vengano eseguiti in modo uniforme e conforme alle politiche aziendali e alle normative vigenti, riducendo il rischio di non conformità.
- Analisi e reporting migliorati: la capacità di tracciare e monitorare ogni azione eseguita dai bot permette di generare report dettagliati e di analizzare i processi per identificare ulteriori aree di miglioramento.
- Implementazione rapida: a differenza di altre soluzioni tecnologiche, l’RPA può essere implementata in modo relativamente rapido, senza la necessità di cambiamenti radicali nell’infrastruttura IT esistente.
- Esperienza del cliente migliorata: riducendo il tempo di elaborazione dei documenti, la RPA migliora il servizio al cliente, fornendo risposte più rapide e riducendo i tempi di attesa.
- Flessibilità: i bot RPA possono lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e possono essere adattati a vari tipi di processi documentali.
- Competitività: le aziende che adottano la RPA mantengono un vantaggio competitivo, sfruttando l’automazione per ridurre i costi e migliorare la qualità del servizio.
Conclusioni
Nonostante i numerosi vantaggi, la scelta di implementare una soluzione RPA va accuratamente ponderata. È importante considerare attentamente le proprie esigenze aziendali, la maturità dei processi esistenti e la capacità di gestire il cambiamento organizzativo che tale implementazione comporta.
Top Consult, azienda operante da oltre trent’anni, è il partner giusto per affiancare le organizzazioni nell’implementazione della RPA nella gestione documentale. I sistemi RPA di Top Consult sono indipendenti rispetto all’ERP adottato e dal software di interfacciamento con lo SDI utilizzato e possono essere implementati on-premise o in cloud.
articolo in collaborazione con Top Consult
